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Jobs at Cowan Insurance Group

Manager, Finance and Billing/Gestionnaire, Finances et facturation

Location: Ottawa, Ontario, Canada

Department: Finance & Billing

Type: Full Time

Min. Experience: Experienced

Job Summary:           

Reporting to the Director, Financial Services, the Manager, Finance and Billing will manage, monitor and evaluate all day-to-day activities performed by the Billing and Finance teams. In addition, the incumbent will expedite and formalize processes for collecting, analyzing, verifying and reporting clients’ financial information.  The incumbent will provide guidance to refine and improve Cowan’s TPA Benefits service offering, and will perpetuate positive relationships with clients/insurers as the main point of contact for finance and billing issues of Cowan’s TPA Benefits practice. In managing the Billing and Finance department, the incumbent will participate in management’s annual review process to ensure the team members progress and achieve their goals.

Management

  • Oversee the Billing and Finance team’s daily operations and ensure that scheduled tasks run completely and successfully, including monitoring logs, status reports and promptly fixing issues;
  • Manage and mentor a team of billing and finance individuals;
  • Lead project initiatives through to completion while delegating tasks and coaching team members;
  • Conduct Performance Evaluations & set annual performance objectives;
  • Ensure all team members understand and apply accounting principles, practices, standards, laws and regulations; 
  • Monitor appropriate staffing level while carrying out cross-training initiatives.

Billing

  • Ensure the team’s timely and accurate completion of all billing services rendered to all clients;
  • Oversee rollout of Sage 300/ACCPAC for tracking and reporting of billing/collections cycle
  • Establish billing and reporting arrangements for new clients;
  • Maintain strong, positive relationships with, and ensure prompt response to, clients and insurers as their main point of contact for resolving billing issues;
  • Review and approve documentation of billing and collection procedures and processes; and
  • Manage, analyze and make recommendations for improvements to procedures and processes to mitigate errors, increase efficiency, and maximize the collection of accounts receivable.

Financial Reporting

  • Set up financial reporting for new clients and ensure appropriate recognition of the different revenue streams;
  • Maintain complete and accurate accounting records for Third Party Administration (TPA) services, Consulting services, and Disability Management services;
  • Review and approve various financial reports including, but not limited to, bank reconciliations, premium remittances, TPA summaries, Administrative Services Only (ASO) reports, etc.;
  • Maintain strong, positive relationships internally with other Supervisors and Department heads as their main point of contact to resolve finance issues and complete ad-hoc financial requests;
  • Ensure prompt responses to internal and external inquiries to support rendering services to our clients;
  • Support the internal and external audit processes as their main point of contact;
  • Review and update documentation of financial reporting procedures and processes; and
  • Manage, analyze and make recommendations for improvements to procedures and processes to mitigate errors and increase efficiency.

Cash Management

  • Review and approve cash management transactions on a daily basis as well periodically review and approve various cash management reports and cash-in-trust reconciliations;
  • Proactively research and implement automated processes to reduce manual processes and reliance on spreadsheets.

Qualifications:            

  • Post-secondary education and successfully completed an accounting designation (CA, CGA, CMA), or equivalent workplace experience;
  • Five years of previous experience in accounting including a minimum of three years in a supervisory role is required;
  • Proven knowledge of accounting principles, practices, standards, laws and regulations;
  • Experience in group benefits, third party administration, and/or in the insurance industry is considered a strong asset;
  • Ability to lead projects to completion and manage several operational systems;
  • Excellent problem solving and decision making skills;
  • Strong analytical skills and attention to detail;
  • Excellent time management skills with ability to set priorities and meet deadlines;
  • Ability to work effectively in a dynamic environment with changing priorities;
  • Excellent oral and written communication skills (bilingualism is considered a strong asset); and
  • Proficiency in computer applications (Excel, ACCPAC, etc.) and strong knowledge of spreadsheet functionalities.

Résumé des fonctions :         

Relevant du directeur, Services financiers, le gestionnaire, Finances et facturation, gérera, surveillera et évaluera toutes les activités quotidiennes exécutées par les équipes des finances et de la facturation. En outre, le ou la titulaire accélérera et officialisera les processus de collecte, d’analyse et de vérification des renseignements financiers des clients, de même que la production de rapports connexes.  Le ou la titulaire formulera des conseils pour affiner et améliorer l’offre de services d'administration par un tiers et d'avantages sociaux de Cowan. Il ou elle entretiendra des relations positives avec les clients et les assureurs en tant que principal point de contact pour les questions de finances et de facturation liées à la pratique de Cowan en matière de services d’administration par un tiers. En tant que gestionnaire des services de la facturation et des finances, le ou la titulaire participera au processus d’examen annuel de la direction pour veiller aux progrès des membres de l’équipe et à l’atteinte de leurs objectifs.

 

Direction

  • Surveiller les activités quotidiennes de l’équipe de la facturation et des finances et veiller à ce que les tâches prévues soient exécutées complètement et avec succès, notamment la production des registres de vérification et des rapports de situation ainsi que la résolution des problèmes.
  • Gérer et encadrer les membres de l'équipe de la facturation et des finances.
  • Diriger des projets tout au long de leur réalisation tout en déléguant des tâches et en encadrant les membres de l’équipe.
  • Procéder à des évaluations du rendement et établir les objectifs de rendement annuels.
  • Veiller à ce que tous les membres de l’équipe comprennent et appliquent les principes, pratiques, normes, lois et règlements en matière de comptabilité.
  • Assurer le suivi du niveau de dotation approprié tout en mettant en œuvre des initiatives de formation polyvalente.

Facturation

  • Veiller à ce que l’équipe fournisse tous les services de facturation à tous les clients de façon rapide et exacte.
  • Surveiller le déploiement de Sage 300/ACCPAC pour assurer le suivi et la production de rapports tout au long du cycle de facturation et de recouvrement.
  • Établir des ententes de facturation et de production de rapports avec les nouveaux clients.
  • Entretenir des relations solides et positives avec les clients et les assureurs en tant que principal point de contact pour la résolution des problèmes liés à la facturation, et veiller à ce que les clients et les assureurs reçoivent des réponses rapides.
  • Réviser et approuver les documents sur les procédures et les processus de facturation et de recouvrement.
  • Assurer la gestion, l'analyse et la formulation de recommandations en vue d'améliorer les procédures et les processus, de réduire le nombre d'erreurs, d'accroître l'efficacité et de maximiser le recouvrement des comptes débiteurs.

Rapports financiers

  • Établir des rapports financiers pour les nouveaux clients et veiller à ce que les différentes sources de revenus soient bien reconnues.
  • Tenir les livres comptables de façon exhaustive et précise pour les services d'administration par un tiers, les services de consultation et les services de gestion de l'invalidité.
  • Examiner et approuver divers rapports financiers, y compris mais sans s'y limiter, les conciliations bancaires, le paiement des primes d'assurance, les sommaires des services d'administration par un tiers et les rapports sur les services administratifs seulement.
  • Maintenir des relations solides et positives à l'interne avec les superviseurs et les chefs de département en tant que principal point de contact pour résoudre les problèmes financiers et répondre aux demandes ponctuelles.
  • Veiller à ce que les demandes de renseignements internes et externes soient traitées rapidement afin d'appuyer les services aux clients.
  • Appuyer le processus de vérification interne et externe en tant que principal point de contact.
  • Réviser et mettre à jour les documents sur les procédures et les processus de production de rapports financiers.
  • Assurer la gestion, l'analyse et la formulation de recommandations en vue d'améliorer les procédures et les processus, de réduire le nombre d'erreurs et d'accroître l'efficacité.

 

Gestion de caisse

  • Examiner et approuver quotidiennement les transactions de gestion de caisse, ainsi qu'examiner et approuver périodiquement divers rapports sur la gestion de caisse et l'apurement des comptes de fiducie.
  • Rechercher et mettre en œuvre proactivement des processus automatisés visant à réduire les processus manuels et le recours aux feuilles de calcul.

Qualifications :                       

  • Être titulaire d'un diplôme d'études postsecondaires et d'un titre professionnel comptable (CA, CGA, CMA) ou d’une expérience équivalente en milieu de travail.
  • Cinq ans d'expérience en comptabilité, y compris au moins trois ans dans un rôle de supervision.
  • Posséder des connaissances reconnues des principes, pratiques, normes, lois et règlements en matière de comptabilité.
  • Une expérience de l’administration d’un régime d’assurance collective ou de l'administration par un tiers, ou une expérience dans l’industrie de l'assurance sera considérée comme un atout.
  • Capacité à mener des projets à terme et à gérer divers systèmes opérationnels.
  • Excellente capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
  • Solides capacités d'analyse et grand souci du détail.
  • Excellentes aptitudes en matière de gestion du temps, et capacité d'établir des priorités et de respecter des échéances.
  • Capacité de travailler efficacement dans un milieu dynamique aux priorités changeantes.
  • Excellentes compétences en communication à l’oral et à l’écrit (le bilinguisme est considéré comme un atout important).
  • Maîtrise de divers programmes informatiques (Excel, ACCPAC, etc.) et solide connaissance des fonctions des feuilles de calcul.

We invite interested candidates submit their resume in confidence to human.resources@princetonholdings.com. While we appreciate the interest of all applicants, we will contact only those selected for interviews.  If you are an applicant with disabilities and require accommodations, please let us know at the time of our contact so that we may arrange for their provision. 

We are an Equal Opportunity Employer. Employee candidates will be selected strictly on the basis of an individual's technical qualifications, knowledge and experience, as they relate to the requirements of a particular position. Selections will be made without regard to: race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed (religion), sex, sexual orientation, handicaps (physical or mental), age, marital status, family status, or the receipt of public assistance or record of offences.

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