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Jobs at Cowan Insurance Group

Benefits Analyst - Contract (Bilingual)/Analyste de prestations — Contrat (bilingue)

Location: Ottawa, ON, Canada

Department: Client Partnerships (Group)

Type: Contracted

Min. Experience: Entry Level

Job Summary: 

This position is responsible for providing efficient day to day administrative, service and analytical support to the Ottawa team members as well as other client partnership locations, including:

  • The timely downloading of reports from TPP/TPA reporting system and insurance carrier websites;
  • Upload renewal data and draft renewal reports;
  • Maintain financial database, and other renewal related data entry, including the maintenance of filing system (electronic or physical files) and client database;
  • Data input and preparation of monthly and quarterly experience reporting;
  • Draft marketing specifications and carrier quote comparison reports;
  • Coordinate and populate response to RFPs including supporting documentation;
  • Review financial agreements and document differences relative to expected;
  • Preliminary review of financial statements;
  • Draft estimated financials;
  • Verify accuracy of group billings;
  • Draft and/or finalize formatting of presentation documents, including printing and/or binding, track and order location office supplies;
  • Review carrier booklets, contracts and collective agreements and document differences relative to expected;
  • Draft benefit summaries;
  • Run plan design benchmarking and draft presentation reports;
  • Handle general technical needs, (computers, programs, printers, webinars, etc.)
  • Coordinate cheque requests;
  • Ensure client lists are maintained and partner with IT for distribution for mass client mail outs.
  • Support new business implementation and carrier transition; (employee communications/presentations, complete enrolment forms);
  • Provide project management support;
  • Schedule project team meetings, complete minutes, and internal communications;
  • Draft project documents and provide formatting assistance;
  • Liaise with Marcom on large events and communications, including the coordination of business unit events i.e. booking resources or catering for client or carrier meetings.

Qualifications:

  • Experience in the Group Benefits industry an asset;
  • University Degree/College Diploma (or working equivalent);
  • Strong working knowledge of Excel and PowerPoint including excellent knowledge of Microsoft Office, Word, and CRM;
  • Strong analytical and numerical skills;
  • Strong communication skills, both written and verbal in both official languages;
  • Strong prioritization skills and flexibility to work in a fast paced environment;
  • Strong attention to detail and a high degree of accuracy;
  • Able to work independently and self-motivated.

Résumé des fonctions

Le titulaire est chargé de fournir quotidiennement un bon soutien en matière de service et une aide administrative et analytique efficace aux membres de l’équipe d’Ottawa et aux autres équipes des Partenariats organisationnels, notamment :

  • Le téléchargement en temps opportun de rapports du système de rapports sur les tiers administrateurs et les tiers payeurs, et des sites Web des assureurs.
  • Le téléversement des données de renouvellement et des rapports préliminaires de renouvellement.
  • L’entretien d’une base de données financière, et d’autres données liées au renouvellement, notamment l’entretien du système de classement (électronique et matériel), et la base de données de la clientèle.
  • Saisie de données et élaboration de rapports pratiques mensuels et trimestriels.
  • Spécifications préliminaires de marketing et rapports de comparaison des devis d’assureurs.
  • Coordination et élaboration des réponses aux demandes de proposition, y compris les documents d’appui.
  • Examen des accords financiers et des différences entre le contenu attendu et réel des documents.
  • Examen préliminaire des états financiers.
  • Rédaction des états financiers préliminaires.
  • Vérification de l’exactitude des facturations collectives.
  • Ébauche ou achèvement de la mise en page des documents de présentation, notamment l’impression, la reliure, le suivi des fournitures de bureau et leur commande.
  • Examen des brochures d’assureurs, des contrats et des accords collectifs, et des différences entre le contenu attendu et réel des documents.
  • Rédaction des résumés préliminaires des prestations.
  • Comparaison de la conception des prestations, et établissement de rapports préliminaires de présentation.
  • Traitement des besoins techniques généraux (ordinateurs, programmes, imprimantes, webinaires, etc.).
  • Coordination des demandes de chèques.
  • Entretien des listes de clients et création d’un partenariat avec les TI pour la diffusion en masse de courriers aux clients.
  • Appui à la mise en place de nouvelles activités et la transition entre assureurs (communication entre employés/présentation, formulaires d’inscription).
  • Appui à la gestion de projet.
  • Programmation des réunions de l’équipe de projet, établissement de leurs procès-verbaux et des communications internes.
  • Rédaction des documents préliminaires de projet et aide dans la mise en page.
  • Liaison avec Marcom sur les évènements et les communications d’importance, notamment la coordination des évènements des unités fonctionnelles, c.-à-d. la réservation des ressources ou la restauration pour les réunions des clients ou des assureurs.

Qualifications :

  • Une expérience dans le secteur des régimes collectifs constituerait un atout.
  • Diplôme universitaire ou collégial (ou expérience professionnelle équivalente).
  • Bonne maîtrise de Excel et PowerPoint, et excellente maîtrise de MS Word et des systèmes de gestion des relations avec la clientèle.
  • Fortes compétences analytiques et numériques.
  • Fortes compétences en communication, aussi bien écrite qu’orale, dans les deux langues officielles.
  • Fortes compétences en priorisation, et aptitude à travailler dans un milieu à forte cadence.
  • Grand souci du détail, et haut degré de précision.
  • Très motivé et capacité à travailler de manière autonome.
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