Go to our website »

Jobs at Cowan Insurance Group

assistant pour le vice-président

Location: Ottawa, ON, Canada

Department: Finances

Type: Full Time

Min. Experience: Mid Level

Résumé des fonctions :

Le candidat idéal pour ce poste devrait avoir beaucoup d’énergie et de décorum, et une discrétion sans égal. Vous possédez un « sixième sens » qui vous permet d’anticiper les besoins du VP en tout temps. Vous aurez l’occasion d’acquérir de l’expérience dans un environnement professionnel de soutien à la haute direction où les activités se déroulent à un rythme rapide, et vous perfectionnerez votre sens des affaires.  Vous êtes en mesure de gérer et de maîtriser des situations complexes et urgentes et de tolérer l’ambiguïté. Vous travaillez de manière efficace avec une grande variété d’intervenants internes et externe en faisant preuve de tact, de diplomatie et d’un niveau élevé de confidentialité.  

En tant que candidat idéal, votre approche positive contribuera à garantir que le dirigeant que vous appuyez demeure organisé et productif.

Fonctions et responsabilités :

  • Relevant de l’adjoint exécutif principal du président, vous fournirez un soutien administratif confidentiel au vice-président (et à son équipe au besoin).
  • Établir une relation solide avec la direction afin d’anticiper leurs besoins, gérer le temps, assurer la liaison entre la direction et les intervenants internes et externes.
  • Rester bien à l’écoute de l’équipe pour s’assurer que la direction est au courant des problèmes et des progrès importants.
  • Planifier des réunions et gérer un carnet de rendez-vous très bien rempli afin d’optimiser l’efficacité du vice-président.
  • Assurer, de manière proactive, une gestion en temps réel des agendas, ce qui comprend : la planification des réunions (conférence téléphonique, vidéoconférence, réunion en personne) et les conflits d’horaire.
  • S’occuper des demandes externes en faisant preuve d’une grande délicatesse et de beaucoup de diplomatie.
  • Recueillir, rassembler, vérifier et analyser, à l’intention de la direction, les renseignements contenus dans divers documents comme les notes de service, les lettres, les rapports et les présentations, puis s’assurer, en faisant preuve d’un souci du détail critique, que tous les documents nécessaires sont disponibles en temps voulu.
  • Rédiger et préparer divers documents de nature confidentielle comme des lettres, des mémoires, des rapports et des documents de présentation.
  • Maintenir les procédures administratives conformes aux politiques et procédures de l’entreprise; notamment en ce qui concerne la correspondance administrative, les préparations de voyage, les rapports de dépenses pour le vice-président et ses subordonnés, les autorisations, les approbations, etc.
  • Organiser et tenir à jour de façon efficace le système de classement, y compris le système de classement électronique (la connaissance de SharePoint constitue un atout)
  • Réserver des salles de réunion, des bureaux, des services de restauration, des projecteurs, etc., au besoin
  • Tenir à jour les listes d'employés, les listes de diffusion électronique et les arborescences téléphoniques
  • Contribuer à la préparation du matériel de présentations multimédia à l’aide de MS PowerPoint, de MS Word et de MS Excel
  • Participer à des projets spéciaux, au besoin
     

Compétences :

  • Solides compétences interpersonnelles
  • Un minimum de cinq ans d’expérience du soutien administratif d'un cadre supérieur
  • Excellentes aptitudes pour la communication (verbale et écrite) en anglais et en français
  • Gestion avancée des calendriers; coordination des voyages
  • Gestion de la planification des réunions et des événements
  • Connaissances approfondies de MS Word, de MS PowerPoint et de MS Excel
  • Savoir-faire technique – téléphones intelligents, ordinateurs portables, imprimantes, réseautage social
  • Débrouillard et intuitif, capacité de s’épanouir dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide
  • Capacité d’établir des priorités, d’effectuer différentes tâches simultanément et de respecter les échéances avec peu de supervision

Nous invitons les candidats intéressés à nous transmettre leur curriculum vitæ à titre confidentiel par courriel à l'adresse suivante : human.resources@cowangroup.ca.

Cowan est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.  Les employés candidats et employées candidates seront sélectionnés strictement sur la base de leurs compétences techniques, de leur connaissances et de leur expérience se rapportant aux exigences d’un poste précis. Les personnes retenues seront choisies sans tenir compte des facteurs suivants : race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique, croyances (religion), sexe, orientation sexuelle, handicap (physique ou mental).âge, état matrimonial, état de famille, réception d’assistance publique ou existence d’un registre d’infractions.

Forward this Position
Recipient email address (one)
Your name
Your email address
Enter a message (optional)
Human Check*
Apply for this Position
* Required fields
First name*
Last name*
Email address*
Location
Phone number*
Resume*

Attach resume as .pdf, .doc, or .docx (limit 2MB) or paste resume

Paste your resume here or attach resume file

Cover Letter*
In 150 characters or fewer, tell us what makes you unique. Try to be creative and say something that will catch our eye!*